Popularisés pendant la crise du Covid 19 et par le travail hybride, les logiciels en libre de travail collaboratif ont connu un véritable succès. Bien sûr tout le monde connaît les outils de Microsoft avec le fameux Teams, ainsi que la suite Office 360 qui fonctionne comme un cloud SaaS.
Mais il existe d’autres outils collaboratifs qui permettent à vous et à votre équipe de pouvoir continuer à travailler, à échanger, suivre la progression des tâches, échanger des documents, le tout à distance et en centralisant l’ensemble de ses informations pour qu’elles soient accessibles en un seul coup d’œil. Pour cela, nous allons étudier les fonctionnalités proposées par Monday.com, Slack et Trello. Bien sur cette liste est loin d’être exhaustive.
Monday.com est une plateforme moderne et facile d’utilisation
Monday.com est un outil collaboratif qui fonctionne comme un système d’exploitation de travail (Work OS). Sur la page d’accueil, vous verrez plusieurs propositions de domaines d’activité comme le marketing, la vente, la gestion des tâches ou bien encore les ressources humaines. Vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs. Ces critères vont servir à générer un espace de travail en adéquation avec vos besoins.
Comment fonctionne Monday.com ?
Monday.com fonctionne sur des tableaux. L’objectif est de renommer ses tableaux (du nom de votre projet par exemple) et d’y ajouter des “choses à faire” : ce sont des tâches que vous pourrez attribuer à un ou plusieurs membres de votre équipe. En plus de désigner la personne en charge de cette mission, vous pouvez ajouter des informations complémentaires comme son statut (en cours, fini, non commencé) la date butoir, la priorité de cette mission, mais aussi y joindre des fichiers ainsi qu’une barre de progression. (disponible que pour les plans Pro et Enterprise)
L’ensemble de votre équipe peut voir la totalité des tableaux et tâches grâce à une vue calendrier qui les reporte sur les semaines et mois à venir.
Outil collaboratif par excellence, Monday.com vous propose de connecter vos comptes de services souvent utilisés comme Slack, Google Drive ou Dropbox mais aussi votre CRM ou votre gestionnaire de relation client.
Enfin, le site propose une assistance par email, mais surtout, met des ressources à la disposition de sa communauté : des articles pour optimiser l’utilisation des tableaux et des fonctionnalités, des tutoriels qui s’appuient sur des cas pratiques ainsi que des webinaires sans oublier l’espace d’échange pour les usagers.
Quels sont les tarifs de Monday.com ?
Le prix de Monday.com varie en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités débloquées :
- Basic (8€/utilisateur/mois) : nombre illimité de visiteurs, nombre illimité de tableaux de bord, applications iOS et Android, limite de 5 Go de stockage de fichiers, limite d’une semaine de journal d’activité, limite d’un tableau de bord
- Standard (10€/utilisateur/mois) : toutes les fonctionnalités incluses dans le plan de base, limite de stockage de fichiers de 50 Go, journal d’activité illimité, 4 comptes d’invités, vue chronologique, vue calendrier, recherche avancée, formulaires personnalisés, accès aux intégrations, limite de 3 tableaux de bord
- Pro (16€/utilisateur/mois) : toutes les fonctionnalités incluses dans le plan Standard, stockage de fichiers illimité, comptes invités illimités, suivi du temps, affichage des graphiques, colonnes de formules, tableaux privés, 10 tableaux de bord
Pour conclure Monday.com est un outil collaboratif agréable et facile d’utilisation. Les nombreuses fonctionnalités proposées permettent à votre équipe de visualiser les tâches à faire mais aussi le délai imparti pour la réaliser ainsi que les documents qui y sont associés. Le prix par utilisateur peut quand même rapidement grimper si vous donnez des droits à l’ensemble de votre équipe.
Slack : un outil collaboratif à la croissance fulgurante
Slack est l’outil collaboratif qui a connu une croissance exceptionnelle, lancée en 2014, la plateforme est aujourd’hui valorisée à plusieurs milliards de dollars et compte parmi ses utilisateurs des entreprises comme Deezer, Air BnB, Le Monde, M6…
Quel est le principe de Slack ?
Pour lancer votre projet vous devez dans un premier temps créer et nommer votre espace de travail, puis invitez les membres de votre équipe concernés par le projet, soit par email soit par un lien et enfin ce qui fait la force de Slack, configurer vos canaux de discussions.
En effet, les canaux de discussions sont au cœur du fonctionnement du site web.
En créant votre projet, vous en créez automatiquement un général et un qui porte le nom de votre projet. Le principe est de créer autant de canaux de discussion qu’il y a de tâches ou de domaines nécessitant des échanges entre les membres de votre équipe.
Vous pouvez par exemple sur votre projet crée un canal de communication, un canal événementiel mais aussi un canal comptabilité ou bien encore un canal pause café.
Une fois les participants invités dans le ou les canaux les concernant, ceux-ci peuvent bien sûr envoyer un message à l’ensemble des membres (où attirer un membre en particulier avec une @nom ) mais aussi envoyer des fichiers, réaliser un appel vidéo ou audio par exemple.
Il existe une fonctionnalité de chat pour échanger en privé avec un membre de votre équipe ou au contraire une fonctionnalité message général pour diffuser une information.
Quels sont les tarifs de Slack ?
Côté tarif deux forfaits sont proposés :
Le premier est dédié aux petites entreprises afin qu’elles collaborent plus efficacement : 6,25 € par personne et par mois, facturé annuellement ou 7,50 € par personne et par mois, facturé mensuellement.
Cette formule comporte tous les avantages du forfait gratuit, mais également :
- Archivage des messages illimité
- Applications et intégrations en nombre illimité
- Appels d’équipe audio rapides et illimités
- Collaboration en toute sécurité avec d’autres entreprises dans des canaux Slack Connect
La formule Business+ pour les entreprises de taille moyenne a pour objectif d’augmenter sa productivité et renforcer la coordination des équipes. Son prix est de 11,75 € par personne et par mois, facturé annuellement 14,10 € par personne et par mois, facturé mensuellement
Elle comprend tous les avantages du forfait Pro, mais également :
- Temps de fonctionnement optimal de 99,99 % garanti
- Gestion et désactivation des utilisateurs
- Authentification unique basée sur SAML
- Exportation des données pour tous les messages
Pour conclure Slack a un fonctionnement différent de Monday.com : pour cet outil collaboratif tout repose sur les canaux de communication et sur la capacité de votre équipe à les consulter régulièrement et à communiquer de façon plutôt autonome avec les autres membres pour échanger sur l’avancement des projets et les difficultés rencontrées.
Cette configuration permet à chacun de s’emparer d’un sujet et de se sentir valorisé et renforce l’autonomie de chacun.
Et maintenant passons à Trello.
Trello ou l’efficacité de la méthode Kanban
Si vous aimez les post-it, vous allez aimer Trello !
Pour lancer votre projet dans cet outil collaboratif vous devez créer un tableau, mais à la différence de deux autres sites évoqués ci-dessus, le principe de Trello repose sur la création de listes sur ce tableau.
Chacune de ces listes contient une carte (un espace ou on peut écrire), une fois votre carte créée et correctement nommée, vous pouvez en écrire une description détaillée.
Mais la force de Trello ne se limite pas à son organisation en tableau avec des contenus écrits classés par thématique.
Sur chacune des cartes vous pouvez ajouter un membre pour qu’il en prenne connaissance, une check-list des sous-tâches à accomplir. Chacune d’entre elles peut être assignée à une ou plusieurs personnes avec une date limite fixée.
Sur chacune des cartes des power up et pièces jointes peuvent être ajoutées. Les power up sont des templates de présentation fournis par Trello.
Vous aurez compris le principe de Trello est donc de diviser votre projet (ici représenté par un tableau) en plusieurs sous-parties et chacune de ses sous-parties comprend plusieurs “cartes” qui détaillent une mission à faire. Mission qui peut être attribuée à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez commenter l’activité grâce à un système de message interne à chaque carte.
